Tento článek patří do malé série deseti kroků k lepšímu využití času.
Kdyby měly všechny knihy o správě času a osobní produktivitě naráz zmizet a měla zůstat jen jediná, jistě by to měla být kniha 7 návyků skutečně efektivních lidí od Stephena R. Coveyho.
Kdyby pak ještě šest z těch sedmi návyků mělo být zapomenuto a měl zůstat jediný, pro mě (a to je osobní, jiní lidé to můžou mít jinak) by to byl návyk „To nejdůležitější dejte na první místo.“ Ten mě nejvíc posunul ve správě času a je pro mě v časosprávě tím nejdůležitějším principem.
Než budete číst dále, vybavte si prosím jednu věc takovou, že kdybyste ji začali pravidelně dělat, zlepšil by se tím váš soukromý život. A ještě jednu věc, jejíž pravidelné vykonávání by zlepšilo váš pracovní život.
Máte? Čtěte dál.
Důležité a naléhavé
Aktivity, které člověk dělá, můžou být hodnoceny dvěma ortogonálními veličinami:
- důležité – nedůležité
- naléhavé – nenaléhavé
Pro zjednodušení můžeme libovolnou aktivitu zařadit do jednoho ze čtyř kvadrantů:
Kvadrant I. obsahuje činnosti, jejichž výsledky jsou důležité a které jsou naléhavé: v zásadě Problémy a Krize.
Všichni takovéto záležitosti ve svých životech máme. Existuje ovšem početná skupina lidí, kteří v tomto kvadrantu operují po většinu svého času – hasí požáry, žijí od termínu k termínu, nestíhají. První kvadrant má tendenci se pro ně zvětšovat a nikdy nejsou se svými požáry hotovi. Od tohoto hektického zápřahu nacházejí útěchu v aktivitách z kvadrantu IV.
Není málo ani těch, kteří většinu svého času tráví činnostmi kvadrantu III. Většinou v domnění, že vykonávají činnosti kvadrantu I. Reagují na to, co je naléhavé, na základě mylného předpokladu, že co je naléhavé, musí být taky důležité. Nemusí.
Efektivní lidé tráví minimum svého času aktivitami III. a IV. kvadrantu. Existence I. kvadrantu je nevyhnutelná, ale efektivní lidé organizují svůj čas tak, že velkou většinu svého dne tráví aktivitami II. kvadrantu.
Na začátku jsem žádal, abyste si vybavili jednu věc, jejíž pravidelné činění by vám zlepšilo soukromý život a jednu, jejíž vykonávání by zlepšilo váš pracovní život. Vybavili jste si? Pravděpodobně jsou obě činnostmi II. kvadrantu. Nejsou naléhavé, takže se k nim člověk nedostává, ale jsou přesně tím, na čem záleží.
Vykonávání činností II. kvadrantu v delším běhu zmenšuje počet záležitostí v I. kvadrantu. Ty nikdy úplně nezmizí. Dobrá správa času ale umožní vyrovnávat se s většinou důležitých věcí ještě tehdy, dokud nejsou naléhavé.
Fungovat většinu svého času bez časového tlaku, bez naléhavosti, je osvobozující. Člověk, který není zasypán naléhavými záležitostmi, může reagovat na příležitosti, má prostor pro kreativitu, rozhoduje o svém čase.
Podstata dobré správy času
Nemůžu dostatečně zdůraznit, že podstatou dobré správy času není „zrychlit práci“, „stihnout víc“, „ušetřit čas“.
Třetí generace řízení času přinesla mnoho nového a významně zlepšila proces jeho řízení. Ukázalo se ale, že plánování a řízení času zaměřené na „úsporné vynakládání času“ je často kontraproduktivní. Zaměření na úsporné vynakládání času vytváří očekávání, která nám mnohdy brání navazovat bohaté vztahy, uspokojovat bytostné lidské potřeby a těšit se ze spontánních okamžiků čiré lidské radosti, které přináší každodenní běžný život.
Mnoho lidí proto postupně zanevřelo na různé metody řízení času, na plánovací kalendáře a diáře, které v nich vyvolávají pocit, že jejich život je naplánován do posledního detailu, že je takové řízení času svazuje a omezuje. Výsledkem je, že zcela zbytečně „vylévají vaničku i s dítětem“, když se ve snaze uchovat kvalitní mezilidské vztahy a spontánnost vracejí k prostředkům a postupům typickým pro první a druhou generaci řízení času.
(Stephen R. Covey)
To, na čem skutečně záleží, je dělat důležité věci.
Abychom si opravdu mohli volit, co je důležité v daném okamžiku dělat, je třeba minimalizovat vliv naléhavého – protože věc, která je méně důležitá, zato však naléhavá, dostane přednost před důležitější nenaléhavou.
Boj o smysluplné využití času a života je tedy bojem o to, abychom maximum svého času vynakládali na činnosti II. kvadrantu – činnosti důležité a nenaléhavé.
Co o tom soudíte? Jaká je vaše zkušenost?
Zkuste to! Podělte se o zážitky do komentáře!
