Plánujte – týdně a denně

Tento článek patří do malé série deseti kroků k lepšímu využití času.

Pět nejčastějších výmluv, proč neplánovat:

  1. Nemám na plánování čas.
  2. Předem je mi jasné, co musím dělat. Proč bych ještě plánoval?
  3. V mé práci nemá plánování smysl. Příliš často mě něco ruší.
  4. Když si napíšu velký seznam povinností, cítím se, jako by mě svazovaly.
  5. Neumím plánovat správně.

Znáte to? Čtěte dál!

Plánujte týdně

Hlavním účelem plánování je přenesení našich cílů a hodnot do každodenní činnosti. Je to totiž jediný známý způsob, jak řídit svůj život a nenechat si ho řídit „od okolností“.

Týdenní plánování je takovým převodním kolískem mezi vašimi hodnotami a cíli na jedné straně a každodenními aktivitami na straně druhé. Proto dobré papírové diáře mají právě stránku na každý týden a pak na každý den.

Hyrum Smith mluví o týdenním plánování jako o „třech zlatých hodinách“. Opravdu je dobré vzít týdenní plánování vážně: zhodnotit minulý týden, projít, co je domluveno na další týden, a podle své ústavy a svých cílů naplánovat, kterými aktivitami se chcete v dalším týdnu zabývat a proč.

Každý se ráno zamyslí: „Tak co budu dneska dělat?“ Plánovat týdně není tak samozřejmé. Zvyknout si na smysluplné týdenní plánování vyžaduje nějaké úsilí – které se vyplatí.

Plánovat nový týden (jakož i den) doporučuji „na čistém listu“, nikoliv zkopírováním nějakého plánu minulého týdne. Jistě že některé aktivity přenesete z týdne na týden. Ale nenechte je, aby se „přenesly samy“ – buďte to vy, kdo je přenese a zamyslí se přitom proč je tak třeba činit. Opět platí stejná věc: o svém dalším týdnu chcete rozhodnout vy sami podle svých hodnot, ne jen nechat nějaký TODO list, na který se kupí další a další věci, aby řídil vás. Zamýšlejte se, když aktivitu, která „se má udělat v dalším týdnu“, přenášíte už popáté o týden dál.

Jak plánovat (Hyrum Smith):

  1. Plánujte na místě, kde vás nic nerozptyluje.
  2. Mějte na paměti dlouhodobé cíle a záměry.
  3. Plánovat musíte jen na čas, který máte k dispozici.
  4. Každý denní úkol musí mít konkrétní cíl (SMART).
  5. Předvídejte překážky.
  6. Stanovte si priority mezi úkoly.

Plánujte denně

Přirozená a osvědčená jednotka plánování je jeden den: „Tak co dneska udělám?“

Při denním plánování se není třeba zdržovat velkým špekulováním o hodnotách – na to máte týdenní plán.

Denní plánování má dvě hlavní složky: předem dané termíny (schůzky, přednášky, porady, apod.) a činnosti, které se musí vejít někdy mezi. Po naplánování pevných termínů (ty se plánují samy – máte je v kalendáři) spočtěte, kolik času zbývá na ostatní činnost, vydělte dvěma (abyste se nachystali na vyrušení, nepředvídané věci apod.), a naplánujte další činnosti – denní priority.

Plánování denních priorit:

  1. Napište si seznam všeho, co byste rádi ten den zvládli. Seznam sestavíte na základě týdenního plánu a z věcí, které se objevily.
  2. Oceňte každou položku seznamu. Hodnotíte, jak je položka důležitá z hlediska vašich hodnot a cílů.
  3. Přisuďte každé položce numerickou hodnotu. V čase, který máte na vykonávání denních priorit (který zbyl okolo schůzek), začněte položkou s nejvyšší prioritou a na další přejděte, až tu první dokončíte. Přeskočení v numerickém hodnocení se jmenuje prokrastinace.

Všimněte si, že plán se skládá z kalendáře, kde jsou domluvené aktivity A seznamu priorit, který je něco trochu jiného, než TODO list.

Pointa toho celého

Pointa je pořád stejná: Vy plánujte svůj čas, nenechte okolnosti a „věci, které zvoní“ plánovat za vás.

Záměrně nedoporučuji konkrétní druh diáře nebo softwaru. Různí lidé preferují různé podoby. Hledejte, zkoušejte, najděte, co vám vyhovuje – pravděpodobně to bude něco jiného, než co vyhovuje mě (Mind Manager). Cokoliv, co vám pomůže, abyste vy vládli svému času, je správná volba. Vládněte mu jednak týdně a jednak denně.

Co o tom soudíte? Jaká je vaše zkušenost?
Zkuste to! Podělte se o zážitky do komentáře!

Kategorie: správa času
  • Sledujte na twitteru

  • Přihlásit odběr

  • Kategorie

  • Oblíbené příspěvky

  • Hojně komentované

  • Archiv

    • + 2018 (2)
    • + 2017 (4)
    • + 2016 (6)
    • + 2015 (6)
    • + 2014 (16)
    • + 2013 (30)
    • + 2012 (46)
    • + 2011 (99)
    • + 2010 (19)
    • + 2009 (15)