Tento článek patří do malé série deseti kroků k lepšímu využití času.
Pět nejčastějších výmluv, proč neplánovat:
- Nemám na plánování čas.
- Předem je mi jasné, co musím dělat. Proč bych ještě plánoval?
- V mé práci nemá plánování smysl. Příliš často mě něco ruší.
- Když si napíšu velký seznam povinností, cítím se, jako by mě svazovaly.
- Neumím plánovat správně.
Znáte to? Čtěte dál!
Plánujte týdně
Hlavním účelem plánování je přenesení našich cílů a hodnot do každodenní činnosti. Je to totiž jediný známý způsob, jak řídit svůj život a nenechat si ho řídit „od okolností“.
Týdenní plánování je takovým převodním kolískem mezi vašimi hodnotami a cíli na jedné straně a každodenními aktivitami na straně druhé. Proto dobré papírové diáře mají právě stránku na každý týden a pak na každý den.
Hyrum Smith mluví o týdenním plánování jako o „třech zlatých hodinách“. Opravdu je dobré vzít týdenní plánování vážně: zhodnotit minulý týden, projít, co je domluveno na další týden, a podle své ústavy a svých cílů naplánovat, kterými aktivitami se chcete v dalším týdnu zabývat a proč.
Každý se ráno zamyslí: „Tak co budu dneska dělat?“ Plánovat týdně není tak samozřejmé. Zvyknout si na smysluplné týdenní plánování vyžaduje nějaké úsilí – které se vyplatí.
Plánovat nový týden (jakož i den) doporučuji „na čistém listu“, nikoliv zkopírováním nějakého plánu minulého týdne. Jistě že některé aktivity přenesete z týdne na týden. Ale nenechte je, aby se „přenesly samy“ – buďte to vy, kdo je přenese a zamyslí se přitom proč je tak třeba činit. Opět platí stejná věc: o svém dalším týdnu chcete rozhodnout vy sami podle svých hodnot, ne jen nechat nějaký TODO list, na který se kupí další a další věci, aby řídil vás. Zamýšlejte se, když aktivitu, která „se má udělat v dalším týdnu“, přenášíte už popáté o týden dál.
Jak plánovat (Hyrum Smith):
- Plánujte na místě, kde vás nic nerozptyluje.
- Mějte na paměti dlouhodobé cíle a záměry.
- Plánovat musíte jen na čas, který máte k dispozici.
- Každý denní úkol musí mít konkrétní cíl (SMART).
- Předvídejte překážky.
- Stanovte si priority mezi úkoly.
Plánujte denně
Přirozená a osvědčená jednotka plánování je jeden den: „Tak co dneska udělám?“
Při denním plánování se není třeba zdržovat velkým špekulováním o hodnotách – na to máte týdenní plán.
Denní plánování má dvě hlavní složky: předem dané termíny (schůzky, přednášky, porady, apod.) a činnosti, které se musí vejít někdy mezi. Po naplánování pevných termínů (ty se plánují samy – máte je v kalendáři) spočtěte, kolik času zbývá na ostatní činnost, vydělte dvěma (abyste se nachystali na vyrušení, nepředvídané věci apod.), a naplánujte další činnosti – denní priority.
Plánování denních priorit:
- Napište si seznam všeho, co byste rádi ten den zvládli. Seznam sestavíte na základě týdenního plánu a z věcí, které se objevily.
- Oceňte každou položku seznamu. Hodnotíte, jak je položka důležitá z hlediska vašich hodnot a cílů.
- Přisuďte každé položce numerickou hodnotu. V čase, který máte na vykonávání denních priorit (který zbyl okolo schůzek), začněte položkou s nejvyšší prioritou a na další přejděte, až tu první dokončíte. Přeskočení v numerickém hodnocení se jmenuje prokrastinace.
Všimněte si, že plán se skládá z kalendáře, kde jsou domluvené aktivity A seznamu priorit, který je něco trochu jiného, než TODO list.
Pointa toho celého
Pointa je pořád stejná: Vy plánujte svůj čas, nenechte okolnosti a „věci, které zvoní“ plánovat za vás.
Záměrně nedoporučuji konkrétní druh diáře nebo softwaru. Různí lidé preferují různé podoby. Hledejte, zkoušejte, najděte, co vám vyhovuje – pravděpodobně to bude něco jiného, než co vyhovuje mě (Mind Manager). Cokoliv, co vám pomůže, abyste vy vládli svému času, je správná volba. Vládněte mu jednak týdně a jednak denně.
Co o tom soudíte? Jaká je vaše zkušenost?
Zkuste to! Podělte se o zážitky do komentáře!
